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Neue Monster-App macht Recruiting „app-solut“ einfach.


Viele Unternehmen hinken beim Thema mobiles Recruiting noch hinterher. Die Entwicklung der mobilen Nutzerzahlen in den letzten Jahren lässt erkennen, dass Mobile Recruiting kein Hype, sondern die Zukunft ist. Laut Recruiting-Trends 2017 nutzen bereits 41,7 Prozent der Befragten ihr Smartphone zur Stellensuche – Tendenz steigend.

Der Haken bislang: 69,1 Prozent empfinden die mobile Bewerbung bislang als zu umständlich.

„Genau hier setzt die neue Monster App mit innovativer Swipe-Technologie an: Sie liefert eine app-solut einfache Lösung, eine Bewerbung mit nur einem Wisch“, erläutert Marc Irmisch-Petit, Vice President General Manager bei Monster. „Kandidaten können leichter ihr Profil versenden. Den

© Monster Worldwide Deutschland GmbH

Unternehmen ermöglicht sie es, den Kandidaten ihre Stellenanzeigen zielgerichtet und mit einem ganz neuen Bewerbungserlebnis  zu präsentieren, allen voran den Young Professionals.“

Monster ermöglicht die schnelle Jobsuche und Bewerbung auf dem Smartphone – ein Swipe nach rechts genügt.

Die aus Dating-Anwendungen bekannte Swipe-Technologie knüpft an die präferierten Nutzungsgewohnheiten der Young Professionals und Millennials an. Nur drei simple Schritte liegen zwischen dem Download der App und der fertigen Bewerbung. Zunächst wird ein Profil, z.B. durch die Verknüpfung mit einem Facebook-Konto, in nur wenigen Klicks erstellt. Der detaillierte Lebenslauf kann über Dienste wie Dropbox oder Google Drive hochgeladen werden. In einem zweiten Schritt bekommt der Bewerber passende Jobangebote angezeigt. Mit einem Swipe nach links wird die Stellenanzeige abgelehnt, mit einem Swipe nach rechts direkt eine Bewerbung abgeschickt –    entweder als Kurzprofil oder mit dem ausführlichen Lebenslauf.

Der Recruiter kann im Anschluss Kontakt mit dem Interessenten aufnehmen. Bei Stellenangeboten von Unternehmen mit Bewerbermanagementsystem werden die Kandidaten nach dem Swipe über den mobilen Browser auf das jeweilige System weitergeleitet.

Linkempfehlung

Zum Gratis-Download der der neuen Monster Recruiting-App.

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Gratis zum Download: Das Starter-Set Strategische Personalplanung für KMU.


Die Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums (INQA) hat gemeinsam mit Experten der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) und des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) ein kostenloses Tool für kleine bis mittelständische Unternehmen zur strategischen Personalplanung entwickelt.

Das Starter-Set Strategische Personalplanung bietet KMU ein umfassendes Instrumentarium für eine langfristig ausgerichtete Personalplanung. Neben der Analyse des Ist-Zustandes und einer Zukunftsprognose bietet das Starter-Set praktische Handlungshilfen zur Umsetzung der eigenen Ziele.

Das Starter-Set umfasst folgende Instrumente:

  • Der „Check: Strategische Personalplanung“ zur Selbstbewertung gibt strukturiert Möglichkeiten der Analyse an die Hand. Unternehmen können Handlungsbedarfe und Handlungsoptionen im Unternehmen identifizieren.
  • Das Handbuch für kleine und mittlere Unternehmen – mit Schritt-für-Schritt-Anleitung – erläutert die einzelnen Schritte.
  • Mit dem KMU-Planungsrechner können Personalbestand sowie der Personalbedarf  schrittweise analysiert, zukünftige Abweichungen festgestellt und notwendige Maßnahmen (Personalaufstockung und/oder Weiterbildung) abgeleitet werden.
  • Die Präsentation zur Einführung und Dokumentation im Betrieb bietet einen einfachen Einstieg in das Thema und leitet Schritt für Schritt durch den Prozess.
  • Ein Ratgeber für Betriebsräte informiert über die Rechte und Pflichten in den entscheidenden Phasen der strategischen Personalplanung und gibt Empfehlungen für Mitwirkungsmöglichkeiten des Betriebsrates.
  • Ein weiterführendes Trainingskonzept zur Schulung  von Betriebsräten zeigt sinnvolle Qualifikationsbausteine.

Linkempfehlung

Zum Download ‚Starter-Set Strategische Personalplanung für KMU‘

Kienbaum investiert in führendes Job-Ausschreibungstool zwischen Unternehmen und Headhuntern.


Die von den Internet-Pionieren Tonio Riederer von Paar und Fabiano Maturi gegründete Online-Plattform JobTender24.com digitalisiert Prozesse zwischen Unternehmen und Personalberatungsfirmen. Im Fokus steht dabei die zielgerichtete Ausschreibung von Suchmandaten an das Personalberater-Netzwerk. Offene Vakanzen sollen damit erheblich schneller, günstiger und transparenter besetzt werden. Zu den Kunden des Portals gehören zahlreiche Konzerne, Mittelständler sowie schnell wachsende Unternehmen mit hohem Personalbedarf.

Screenshot Website JobTender24.com. © JobTender24.com

Screenshot Website JobTender24.com. © JobTender24.com

Die Online-Plattform verfügt über ein Netzwerk von 6.000 Personalberatern in mehr als zwanzig Ländern. Deutschlands größte Personalberatung Kienbaum baut mit dem Investment über ihre Tochter Highland Pine und gemeinsam mit dem Co-Investor Abacus alpha das Portfolio an strategischen Start-up-Beteiligungen weiter aus. Das macht Sinn. Der Personalberatungsmarkt wird in Deutschland auf rund zwei Milliarden Euro, weltweit auf rund zehn Milliarden Dollar geschätzt. Laut BDU-Studie von 2014/2015 gab es in Deutschland etwa 2.000 Personalberatungen mit 11.900 Mitarbeitern. Es wurden 53.500 Positionen besetzt.

JobTender24 wird auch nach der Beteiligung weiterhin unabhängig und komplett eigenständig agieren.

„JobTender24 ist für uns interessant, weil hier erfahrene Gründer den Versuch unternehmen, durch Digitalisierung des Vermittlungsmarktes zwischen Unternehmen, Headhuntern und neuartigen Produkten mehr Transparenz zu schaffen, Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu sparen ….“, sagt Fabian Kienbaum, Chief Operating Officer bei Kienbaum.

„Das Geschäftsmodell und die Gründer von JobTender haben uns überzeugt. Wir möchten die absehbare Entwicklung des JobTender24-Portals zum international führenden Anbieter für das digitale Matchmaking von Unternehmen, Headhuntern und Kandidaten langfristig begleiten“ ,kommentiert Steffen Huth, Investmentmanager bei Abacus alpha.

„Wir freuen uns über die Beteiligung der größten deutschen Personalberatung und einer renommierten Beteiligungsgesellschaft an JobTender24. Dies eröffnet uns die Möglichkeit, unser Portal noch schneller auszubauen, vom Erfahrungsaustausch zu profitieren und dabei weiterhin komplett unabhängig zu agieren“, so Tonio Riederer, Mit-Gründer und Geschäftsführer von JobTender24.

Die profitable Online-Ausschreibungsplattform ist die fünfte Beteiligung von Kienbaum. Im Portfolio befinden sich bereits die Jungunternehmen 4Scotty, EditionF, Firstbird und das Joint Venture Unternehmerschmiede, das auf die Identifikation und Weiterentwicklung von digitalen Talenten innerhalb von Unternehmen spezialisiert ist. Alle Beteiligungen stehen dem People- und Organisationsberatungsgeschäft von Kienbaum nahe.

Linkempfehlung

JobTender24.com

Kienbaum

Abacus alpha

4Scotty

Wertebasiertes Recruiting: Hire for Attitude!


Ein hervorragender Abschluss sagt noch lange nichts darüber aus, ob ein Bewerber zur Position, ins Team oder ins Unternehmen an sich passt. „Beim Recruiting schaut man sehr stark auf Fachwissen und wenn Mitarbeiter entlassen werden, hat das meist nichts mit der Fachkompetenz zu tun“, so beschreibt der Experte für Wertesysteme Rainer Krumm das Dilemma, mit dem sich Unternehmen immer wieder auseinandersetzen müssen. Geht es schief, hat zumeist die Passung nicht gepasst.

© Institute 9 Levels for Value Systems

Wer einmal in einem Konzern gearbeitet hat, muss nicht zwingend wieder in einem solchen arbeiten wollen. „Wertesysteme ändern sich und darauf müssen Recruiter unbedingt achten, wenn sie neue Mitarbeiter suchen“, sagt Krumm. Für die meisten Firmen ist dieser Ansatzpunkt Neuland.

Wer das Thema Wertesysteme beim Recruiting unter den Tisch fallen lässt, wirft viel Geld zum Fenster heraus. Experten sprechen von Milliarden, die auf diese Weise Jahr für Jahr verbrannt werden.

Das von Krumm entwickelte Analysetool ‚9 Levels of Value Systems‘ unterstützt Unternehmen, exakt die Mitarbeiter zu finden und zu binden, die zum Unternehmen nicht nur mit ihrer fachlichen Kompetenz, sondern auch mit ihrer Persönlichkeit passen.

Rainer Krumm ist international erfolgreicher Managementtrainer, Berater, Coach und Gründer des Institute für 9 Levels of Values Systems, das auf Grundlage der Arbeiten des amerikanischen Psychologieprofessors Clare W. Graves das „9 levels of value systems“ entwickelt hat. Krumm hat Wirtschaftspädagogik und Strategische Unternehmensführung studiert und in über 23 Ländern internationale Unternehmen, Topführungskräfte und Teams begleitet, beraten, trainiert und gecoacht. Er gilt als einer der erfahrensten internationalen Berater und Trainer für Unternehmenskultur und Veränderungsmanagement.

Linkempfehlung

Institute 9 Levels for Value Systems

Vortrag von Rainer Krumm „Wertebasiertes Recruiting“ auf der Messe ZUKUNFT PERSONAL 2015

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Weniger ist mehr: Microcontent in der Unternehmenskommunikation.


Mit der stetig größer werdenden Flexibilität des Arbeitsortes wird auch die interne Unternehmenskommunikation zunehmend mobil. Firmeninterne Informationen werden immer mehr auf die wesentlichen Kernbotschaften reduziert, um sie der Flüchtigkeit mobiler Rezeption anzupassen.

Besonders die alltäglichen Kommunikationsaufgaben von Personalverantwortlichen etwa zu Veränderungsprozessen oder Compliance-Regeln erfordern in besonderem Maße die Vermeidung von Streuverlusten und die ständige Verfügbarkeit der Informationen für die Mitarbeiter. Denn wenn für eine gelebte Unternehmenskultur wesentliche Grundprinzipien nicht ausreichend bewusst oder gar nicht bekannt sind, werden schnell sämtliche Geschäftsbereiche in Mitleidenschaft gezogen.

© exploqii GmbH, Berlin

© exploqii GmbH, Berlin

Das neu entwickelte Videoformat des Erklärvideo-Anbieters exploqii aus Berlin verdichtet wesentliche Kernaussagen eines beliebigen Themenbereiches und verknüpft diese mit einer sinnfälligen Illustration in maximal einer Minute Laufzeit. Durch die Bild-Text-Verknüpfung dieser „exploqii nuggets“ wird das multisensorische Kodierungsprinzip bei der Informationsverarbeitung aktiviert und die Inhalte prägen sich beim Betrachter nachhaltig ein.

Zum Launch des neuen Formats hat exploqii auf seinem firmeneigenen YouTube-Channel eine umfangreiche Mediathek aufgebaut, die eine Vielzahl unternehmensinterner Erklär-Themen beinhaltet, wie etwa Unternehmenssicherheit, Customer Service, Sales, Arbeitsrecht und Arbeitsschutz.

 

Linkempfehlungen

Beispiel exploqii nugget: HUMAN RESOURCES „Konfliktmanagement“

exploqii Mediathek auf YouTube

exploqii

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Welche Online-Jobbörse bringt es wirklich? – Die Qual der Wahl hat ein Ende.


Online-Jobbörsen sind für das Recruiting längst unentbehrlich geworden. Wie bei der klassischen Printanzeige geht es auch hier um Reichweiten, Zielgruppenrelevanz, Nutzerprofile, Kosten etc. etc. – und vor allem um Resultate. Gut sind sie alle – doch welche Jobbörse ist für Ihre spezielle Suche punktgenau passend? Das herauszufinden war bislang meist nicht ganz einfach.

Mehr Transparenz schafft Deutschlands erstes Bewertungsportal für Online-Jobbörsen: jobboersencheck.de

Das von der HR Ratingagentur PROFILO initiierte Vergleichsportal setzt für den HR-Bereich um, was Vergleichsportale für z. B. Reisen, Geldanlagen,  Energieversorger usw. mit Erfolg im Consumerbereich schon lange bieten.

Screenshot der Startseite des Portals jobboersencheck.de © PROFILO Rating-Agentur GmbH

Kostenlos und ohne Registrierung greifen Sie auf aktuell über 3000 unabhängige Bewertungen aus den  Personalabteilungen von Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen zu. Dabei  profitieren Sie von konkreten Erfahrungen, die Ihre HR-Kollegen mit den verschiedenen Portalen bereits gemacht haben.

‚jobboersencheck‘ unterteilt in Branchen, Berufsfelder, Regionen, schafft Transparenz und gibt klare Entscheidungsgrundlagen. Wie sieht es mit der Bewerberresonanz aus? Sprechen Sie wirklich exakt die gesuchte Zielgruppe an? Klappt es mit dem Service? Wie steht es mit dem Preis-/Leistungsverhältnis?

Mit ein paar Klicks identifizieren Sie die für Sie passende Jobbörse. Und vermeiden nicht nur Streuverluste bei Ihrer Recruiting-Aktion, sondern sparen meist auch noch bares Geld. Direkt aus dem Portal heraus lassen sich  – meist zu Vorzugskonditionen – in der Jobbörse Ihrer Wahl Stellenanzeigen schalten.

Linkempfehlung

www.jobboersencheck.de

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Mit Sicherheit im Tagesgeschäft.


Der Alltag kann in manchen Zeiten wirklich stressig sein. Der Mangel an geeigneten Fachkräften, der harte Konkurrenzkampf mit anderen Unternehmen und die vielfältigen Recruiting-Kanäle machen es manchmal schwer, den Überblick zu behalten. Moderne Softwarelösungen sind die Lösung – sie unterstützen Unternehmen in allen Bereichen der Organisation, Verwaltung und Kommunikation nach innen und außen. Oftmals ist es jedoch nicht möglich, sich in diesem Workflow Gedanken um alle einzelnen Handgriffe im Tagesgeschäft zu machen und diese kritisch zu hinterfragen. Dabei sollte die Sicherheit des Unternehmens und personenbezogener Daten heutzutage im Vordergrund stehen.
Denn in einem modernen Unternehmen werden die meisten Handgriffe in einem Workflow durch IT-Unterstützung erledigt. In vielen Fällen erfolgen solche Abläufe nicht ausschließlich in einem sicheren Unternehmensnetzwerk oder lokal auf einem Computer, sondern im World Wide Web. Die moderne HR-Software bietet direkten Anschluss an entferne Systeme und Cloud-Plattformen. Es ist also wichtig, dass der jeweilige Arbeitsbereich optimal durch Sicherheitsmechanismen geschützt wird. Das gelingt mit einer umfassenden Sicherheits-Suite. Eine solche Software sollte folgende Bereiche abdecken:

– Anti Spyware
– Anti Phishing
– Anti Keylogger
– Anti Trojaner
– Anti Bot
– Firewall

Auf diese Weise sind die wichtigsten Bedrohungen aus dem Internet abgewehrt. Vor allem, wenn die Arbeitsabläufe personenbezogene Daten beinhalten, ist ein umfassender und aktueller Schutz wichtig. In solchen Fällen ist es von Vorteil, wenn man im Zweifelsfall schnelle Unterstützung bekommt. Nicht nur die Sicherheitssuite an sich, auch Probleme und Nachfragen rund um das Programm können den Unterschied machen. Auch der Service der Hersteller, wie etwa die Verfügbarkeit einer Hotline, spielt also eine wichtige Rolle für die Sicherheit, vor allem bei personalbezogenen Daten. Denn im Zweifelsfall muss schnell gehandelt werden.

Eine solche Suite kann also das Arbeiten stark erleichtern und die Sicherheit erhöhen. Doch die falsche Wahl kann den Workflow auch beeinträchtigen. Denn einige Sicherheitssuiten verbrauchen zu viele Systemressourcen. Deshalb sollte man aktuelle Tests, wie von Netzsieger.de oder Testberichte.de im Auge behalten – die zum Beispiel die G Data Internet Security oder die Kaspersky Internet Security empfehlen. Die Testsieger erreichen durchgehend knapp 5 von 5 Punkten oder ein „sehr gut“ und decken damit die wichtigsten Sicherheitslücken ab und belasten dabei das System kaum.

Hat man sich für eine Suite für die Internet Security entschieden, muss man nur mit einem geeigneten Mechanismus dafür sorgen, dass die Software stets auf dem aktuellen Stand gehalten wird. Denn nur so sind die Personaldaten von Mitarbeitern und Bewerbern sicher.

 

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Dank Cloud-Computing flexibler und effizienter arbeiten.


Das Internet ist in ganz unterschiedlichen Branchen von zentraler Bedeutung. Dabei dient das World Wide Web nicht nur der Beschaffung von Informationen und dem Kundenkontakt, sondern bietet zudem viele weitere Möglichkeiten. Durch Cloud-Computing profitieren sowohl die Firmenchefs als auch die Mitarbeiter von zahlreichen Vorteilen. Es gilt allerdings einige wichtige Hinweise zur Kenntnis zu nehmen, um Cloud-Systeme sinnvoll und sicher einsetzen zu können.

Wie Clouds die Arbeitsflexibilität erhöhen.

Bildquelle: suite.haufe.de

Bildquelle: suite.haufe.de

Grundsätzlich handelt es sich bei Cloud-Computing um den Einsatz von „Datenwolken“, auf denen zum Beispiel Firmensoftware oder wichtige Kundendaten abgelegt werden können. Da die Mitarbeiter über das Internet von jedem Rechner ausZugriff auf die Clouds haben, ergeben sich vollkommen neue und flexiblere Arbeitsmöglichkeiten. So können Angestellte die zugehörigen Datensätze auch außer Haus abrufen und sind nicht auf die Nutzung einzelner Geräte in der Firma angewiesen. Dementsprechend lassen sich verschiedenste Aufgaben problemlos im Home Office erledigen, wodurch sich ein Unternehmen für talentierte Fachkräfte noch attraktiver macht.

Darüber hinaus überzeugen die Clouds mit praktisch unerschöpflichen Kapazitäten.

Dies stellt einen großen Vorteil im Vergleich zu internen Lösungen dar, wenn ein Unternehmen kurzfristig mehr Bandbreite benötigt als gewöhnlich. Zusätzlich zeigen statistische Auswertungen, dass die Cloud nicht nur mit komfortableren, sondern auch mit schnelleren Arbeitsprozessen einhergeht. So können mit Cloud-Computing beispielsweise technische Problemlösungen, die eine Systemwiederherstellung beinhalten, deutlich schneller realisiert werden. Durch die automatischen Updates entfällt zudem die interne Wartung der Server, was neue zeitliche Kapazitäten schafft. Ergänzend sorgen die Cloud-Systeme für eine optimierte Kommunikation der Mitarbeiter. Durch die ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeit auf aktuelle Arbeitsergebnisse und Projekte können Kompetenzteams auch ohne einen gemeinsamen Arbeitsplatz zusammenarbeiten. Die Website der Haufe Suite bietet hierbei eine optimale Kommunikations- und Informationsplattform für ein effektives Management.

Die Bedeutung eines seriösen Anbieters.

Aufgrund der permanenten Verfügbarkeit wichtiger Daten und Programme kann eine Firma dank der Cloud-Systeme effizienter und schneller arbeiten. Um die Cloud-Technik wirklich vorbehaltlos nutzen zu können, muss dem Thema Sicherheit ein hoher Stellenwert beigemessen werden. Der Verlust oder Missbrauch sensibler Firmendaten ist in der Regel mit erheblichen finanziellen Einbußen verbunden, was die Bedeutung dieses Aspekts zusätzlich verdeutlicht. Aus diesem Grund sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines passenden Anbieters mit großer Sorgfalt vorgehen.

In diesem Zusammenhang sollte darauf hingewiesen werden, dass es grundlegend zwei verschiedene Arten von Clouds gibt.

Die sogenannten Public Clouds sind für jeden User aufrufbar, während die Private Clouds nur einer bestimmten Personengruppe zugänglich ist. Demzufolge kann eine Firma durch die Nutzung einer Private Cloud die Zugriffsrechte auf die eigenen Mitarbeiter beschränken, um das Risiko für Fremdzugriffe auszuschließen. Bevor sich ein Unternehmen für die Kooperation mit einem Anbieter von Cloud-Systemen entscheidet, sollte zudem geklärt werden, wo bzw. auf welchen Servern die zugehörigen Firmendaten abgelegt werden. Nur durch dieses sorgsame Vorgehen lassen sich Verletzungen von Datenschutzgesetzen und andere Gefahren verhindern.

 

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Interessantes HR-Tool: Der Stellenanzeigen-Designer für Anzeigen im Responsive-Design.


Der E-Recruiting-Software-Anbieter softgarden stellt einen neuen Service vor: Den Stellenanzeigen-Designer. Mit wenigen Klicks lassen sich damit professionelle Stellenanzeigen gestalten und schalten. Der besondere Clou: Die Anzeigen werden automatisch im Responsive-Design erstellt. Potentielle Kandidaten können somit Anzeigen auf Smartphone und Tablet optimal lesen und darüber auch ihre Bewerbungen versenden.

Das Tool dürfte für HR-Managern eine große Erleichterung darstellen. Grafische Elemente wie Logo und Bild werden über eine einfache Upload-Funktion hochgeladen und individuell in der Anzeige positioniert. Farben lassen sich passend zum Corporate Design auswählen. Vorgegebene Textfelder ermöglichen die optimale Positionierung des Inhalts. Binnen Minuten ist die professionelle Stellenanzeige gestaltet.

Dominik Faber, Geschäftsführer von softgarden: Gerade kleinere Unternehmen haben es zunehmend schwer im Kampf um die besten Talente gegen große Unternehmen mit enormen Budgets für das Employer Branding. Mit dem Stellenanzeigen-Designer lassen sich hochwertige Stellenanzeigen erstellen, die denen der großen Unternehmen in nichts nachstehen. Das Responsive-Design stellt sicher, dass die Anzeigen auf allen Endgeräten gut aussehen und eine große Reichweite erzielen.“

Und alles ist von Anfang an ganz einfach: Ein kurzes Webinar erläutert Erstnutzern die Funktionsweise des Tools, das 14 Tage gratis getestet werden kann.

Linkempfehlung:

Zum Download des Stellenanzeigen-Designers

 

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Whitepaper „Freiräume schaffen mit der digitalen Personalakte“.


Bis zu 80 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Personaler in KMUs auch heute noch mit der Informationsrecherche und der Pflege von Mitarbeiterakten. Dieses entspricht nicht mehr den Herausforderungen, die sich eine Personalabteilung in Zeiten des Fachkräftemangels stellen muss. Personaler sind längst keine Verwalter mehr, sondern die entscheidenden Treiber der strategischen Unternehmensentwicklung. Auch im Mittelstand erkennen das immer mehr Unternehmen.

© HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG, Überseering 29 • 22297 Hamburg

© HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG, Überseering 29 • 22297 Hamburg

Wer Aufwand und Kosten reduzieren muss, setzt zunehmend auf Prozessoptimierung und damit auf die elektronische Verwaltung der Personalunterlagen. Die digitale Personalakte archiviert personalbezogene Informationen revisionssicher und stellt Dokumente den zugriffsberechtigten Personen mittels Suchfunktion per Mausklick zur Verfügung. Dank effizienterer Prozesse amortisiert sich die Investition auch für KMU schnell, so der HR Softwareexperte Christian Seifert vom ERP-Spezialisten Hamburger Software.

Läuft das System, ist der Vorteil an Transparenz und Effizienz überzeugend. Doch vor der Einführung der digitalen  Personalakte, sind diese Aufgaben zu erledigen:

Das Aktenarchiv muss bereinigt werden.

Dabei werden Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, aussortiert. Danach ist eine Aktenstruktur mit Dokumentenfamilien (z. B. Bewerbung, Gehalt, Bescheinigungen) festzulegen.  Die zu definierende Verschlagwortung ermöglicht es, später Dokumente automatisch in die Aktenstruktur einzufügen.

Unterlagen müssen digitalisiert werden.

Alle Papierunterlagen müssen gescannt werden. Das kann im Unternehmen geschehen oder outgesourct werden. Danach können die meisten Papierunterlagen – ausgenommen für Dokumente wie etwa Arbeitsverträge, für die gesetzliche Bestimmungen gelten – vernichtet werden.

Die richtige Software muss gefunden werden.

Eine revisionssichere Archivierung, individuell konfigurierbare Zugriffsrechte, eine leichte Bedienbarkeit und praxisorientierte Funktionen sind entscheidend für die Auswahl. Doch auch die Erfahrung und die Serviceorientierung des Software-Anbieters bei Implementierung und Wartung der Software sind wichtige Auswahlkriterien.

Viele Personaler sehen zwar den Effizienzgewinn einer digitalen Personalakte, scheuen aber die Unsicherheiten, die der Prozess der Umstellung von analog auf digital mit sich bringt.  

Hilfreich für diesen Entscheidungsprozess ist das Whitepaper „Freiräume schaffen mit der digitalen Personalakte“, das die HS – Hamburger Software, einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software für kleine und mittlere Unternehmen, jetzt kostenlos zur Verfügung stellt. Die Spezialisten für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft betreuen rund 26.000 Firmenkunden in Deutschland und Österreich und erläutern in ihrem Whitepaper nicht nur den Nutzen einer digitalen Personalakte, sondern weisen auch auf die möglichen Stolpersteine bei der Einführung hin.

Klare Handlungsempfehlungen für die Einführung und den erfolgreichen Einsatz der digitalen Personalakte werden in dem Whitepaper gegeben.

Linkempfehlung

HS Hamburger Software

Zum Download Whitepaper „Freiräume schaffen mit der digitalen Personalakte“

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