Whitepaper „Freiräume schaffen mit der digitalen Personalakte“.


Bis zu 80 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Personaler in KMUs auch heute noch mit der Informationsrecherche und der Pflege von Mitarbeiterakten. Dieses entspricht nicht mehr den Herausforderungen, die sich eine Personalabteilung in Zeiten des Fachkräftemangels stellen muss. Personaler sind längst keine Verwalter mehr, sondern die entscheidenden Treiber der strategischen Unternehmensentwicklung. Auch im Mittelstand erkennen das immer mehr Unternehmen.

© HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG, Überseering 29 • 22297 Hamburg

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Wer Aufwand und Kosten reduzieren muss, setzt zunehmend auf Prozessoptimierung und damit auf die elektronische Verwaltung der Personalunterlagen. Die digitale Personalakte archiviert personalbezogene Informationen revisionssicher und stellt Dokumente den zugriffsberechtigten Personen mittels Suchfunktion per Mausklick zur Verfügung. Dank effizienterer Prozesse amortisiert sich die Investition auch für KMU schnell, so der HR Softwareexperte Christian Seifert vom ERP-Spezialisten Hamburger Software.

Läuft das System, ist der Vorteil an Transparenz und Effizienz überzeugend. Doch vor der Einführung der digitalen  Personalakte, sind diese Aufgaben zu erledigen:

Das Aktenarchiv muss bereinigt werden.

Dabei werden Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, aussortiert. Danach ist eine Aktenstruktur mit Dokumentenfamilien (z. B. Bewerbung, Gehalt, Bescheinigungen) festzulegen.  Die zu definierende Verschlagwortung ermöglicht es, später Dokumente automatisch in die Aktenstruktur einzufügen.

Unterlagen müssen digitalisiert werden.

Alle Papierunterlagen müssen gescannt werden. Das kann im Unternehmen geschehen oder outgesourct werden. Danach können die meisten Papierunterlagen – ausgenommen für Dokumente wie etwa Arbeitsverträge, für die gesetzliche Bestimmungen gelten – vernichtet werden.

Die richtige Software muss gefunden werden.

Eine revisionssichere Archivierung, individuell konfigurierbare Zugriffsrechte, eine leichte Bedienbarkeit und praxisorientierte Funktionen sind entscheidend für die Auswahl. Doch auch die Erfahrung und die Serviceorientierung des Software-Anbieters bei Implementierung und Wartung der Software sind wichtige Auswahlkriterien.

Viele Personaler sehen zwar den Effizienzgewinn einer digitalen Personalakte, scheuen aber die Unsicherheiten, die der Prozess der Umstellung von analog auf digital mit sich bringt.  

Hilfreich für diesen Entscheidungsprozess ist das Whitepaper „Freiräume schaffen mit der digitalen Personalakte“, das die HS – Hamburger Software, einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software für kleine und mittlere Unternehmen, jetzt kostenlos zur Verfügung stellt. Die Spezialisten für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft betreuen rund 26.000 Firmenkunden in Deutschland und Österreich und erläutern in ihrem Whitepaper nicht nur den Nutzen einer digitalen Personalakte, sondern weisen auch auf die möglichen Stolpersteine bei der Einführung hin.

Klare Handlungsempfehlungen für die Einführung und den erfolgreichen Einsatz der digitalen Personalakte werden in dem Whitepaper gegeben.

Linkempfehlung

HS Hamburger Software

Zum Download Whitepaper „Freiräume schaffen mit der digitalen Personalakte“

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About Hans Ulrich Würth

Copywriter und Marketingmensch mit langem Berufsleben und reichlich Erfahrung. Gefühlt und (fast) real habe ich in über 40 Jahren für 'tausendundeine' Branche gedacht und getextet. Schwerpunkt seit vielen Jahren sind das Employer Branding & Direct Response. Berufliche Mitgliedschaften im Texterverband e.V. sowie im DFJV Deutscher Fachjournalisten Verband

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